nonprofit-helper 會務 E 化小幫手

• 作為公益組織，不僅得進行倡議工作、議題研究、運作會務，更要尋求組織生存。卻有數不清的瑣事等著組織者去處理，但處理瑣事不應該是公益組織資源集中投入的地方。

• 所以 nonprofit-helper 會務 E 化小幫手來把瑣事、會務、檢閱法規的時間，透過生成式 AI 協助處理。正是因為組織很窮，組織缺人，更需要數位工具來協助公益團體把會務做得漂亮，降低法遵成本，甚至可以輕鬆掌握政府接案的眉眉角角。

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• 專案討論共筆

#nonprofit-helper

Paul

@paulpengtw (U480PKCUE)

2 人。Wei-Ting Hung 開發者；Paul 共同提案者、開發者、專案經理、UI/UX Design

否

SDG 16 和平、正義及健全制度
SDG 17 多元夥伴關係
SDG 8 合適的工作及經濟成長
SDG 10 減少不平等

• 過往觀察親友想要成立公益社團法人，常常發現大家為了符合人民團體法或行政機關的要求需要先花費心力去服務早已過時的規定，如公益社團法人的發起需要蒐集一堆紙本文書和許多冗長的行政作業需要安排，導致想專心投入議題參與前，必須虛應故事。
• 且實質上也經常碰到發起人和會員淪為成立社會團體的人頭，在社會團體實際運作上會員既不會被發布會議通知，也無從參與任何會務。原本或許立意良善想要防弊的規定，最後淪為有權有勢之人能夠任意成立公益社團法人並透過其團體身份影響政府施政，甚至取得標案來讓不平等持續擴大，為了讓一般小老百姓也有機會能夠輕鬆營運公益社團法人，並透過團體身份來參與民主政治運作，為弱勢公益發聲，有數位工具協助簡化行政成本是非常重要的一環。
• 最重要的是，許多非營利組織職員的人員流動性非常高，許多前述行政經驗和技能的傳承十分重要，假若這些繁複的工作可以透過 nonprofit-helper 會務 E 化小幫手協助解決，或許是提升更多人參與非營利組織營運的方式之一。
• 民眾若想要推廣議題、爭取權利或促進公益，成立人民團體作為法人身份是許多非營利組織的首選。
• 但人民團體的成立和營運上，依舊有著許多繁文縟節需要配合法規及行政機關的規則進行，導致資源本身就很稀少的非營利組織更需要把寶貴的時間和人力資源拿去應付在當代或許早已不需要繼續存在的官僚程序。
• 更遑論許多政府補助案需要大量的人力成本來處理企劃、結案、核銷等，真正需要資源的第三部門更加需要有一個可以簡化並協助申請政府補助案的數位工具。
• 若第三部門的非營利組織都能夠接觸到專門為公益量身定做、經過細微調整的 AI 數位工具，將賦予他們更大的能力和資源去處理政府的補助案。這樣的轉變也將增強公部門對於非營利組織的信任，從而鼓勵公部門提供更多的補助機會。借助於數位工具，靈活度較高的第三部門將能夠以更高效的方式支持弱勢群體、促進公益活動及推動社會進步。
• 因此我們創造 nonprofit helper 會務 E 化小幫手，協助非營利組織的營運者們從法規和函釋的彙整，到簡化行政事項的進行，讓系統來把最繁雜瑣碎的任務處理完成，把非營利組織稀缺的時間和精力專注放在提升議題能見度上！

• 作為一個年輕，剛從大學畢業且缺乏工作經驗的非營利組織職員，我希望定期收到人民團體法律與相關函示的更新，就能降低與行政機關來回溝通的過程和時間。也希望有工具能協助我釐清解釋複雜的行政規則和程序，讓我可以在沒有充足的法律知識背景的情況下讓組織運作符合規定，不用有問題就需要打電話給主管機關，還要面對相關機關公務員的臉色，假如那天運氣不好碰到愛擺架子、很難溝通或是火氣很大的承辦，整天工作心情都沒了，甚至有時候窗口對於法規函釋的解讀還是有瑕疵的。這個工具不一定要提供完全精確的法律見解，光是可以協助搜尋或彙整相關資訊，讓我不用翻內政上百頁的社會團體手冊就已經幫上大忙了，以後也可以不用有什麼疑問都非聯絡承辦人不可。
• 作為六十多歲，不太會操作 Word 的非營利組織秘書，每天工作光是花在單據核銷和結案報告上的時間都不夠了，還要應付行政機關的文件格式真的讓人身心俱疲。我希望在給予必要資訊後，電腦就能夠自動生成行文行政機關所需的文件格式，以節省撰寫公文和套進 Word 範本的時間。我需要自動追蹤並提醒會員大會及理監事會議的會議，確保相關時程符合組織章程和相關規定，也確保我們的運作合法，包括會議通知、RSVP 追蹤和出席人數比例，確認會議是否能順利召開。在開會的過程中，將會議錄音轉成文字，生成符合機關要求的記錄格式，這樣我就不用回頭聽錄音再花時間暫停並且打成會議紀錄。當然更別提關於人民團體協會總是有許多奇形怪狀的預決算規定，所以如果有工具可以協助我直接草擬符合會計和財務規範的預算，就能更輕鬆地進行財務規劃。

Roadmap

P0 (highest priority)

生成式 AI 聊天機器人協助釐清行政法規和流程

進度：已開發完成

• 該系統利用生成式 AI 技術解析複雜的行政規定和流程，幫助非營利組織理解並遵守相關規範。

• 用於理解使用者詢問的問題和內容，將前述 query 轉成 JSON 進行搜尋。

• 串進所有與公益社團法人法規和函釋相關的資訊，才能給予使用者精確的回覆。

• 從發布會議通知就為非營利組織確認運作是否正確，包含會議通知的寄發日期是否符合章程規定、出席人數達到幾人才算合法、出席人數是否可以順利召開會議、附議、表決計算等等，再也不怕被主管機關刁難。

• Live Demo 試玩

接下來待開發功能清單

• 主題式列表提問範本
  • 讓使用者不用想需要輸入哪些指令（prompt）也能直接快速上手

生成式 AI 聊天機器人協助法規遵循檢查

進度：已開發完成

• 透過上傳組織的文件和會議紀錄等資訊，初步分析組織運作狀況，確保其符合最新的法規和內部章程要求。

自動化文件生成

進度：已經可以生成正確的書稿內容。正在將自動產生的文件調整成充滿標楷體的排版中

• 根據行政機關的要求自動產生相應的文件內容和格式，大大節省撰寫和格式調整的時間。
• 接下來會建立各種會務文件的範例，透過生成式 AI 技術分析處理使用者所輸入的 context，並分別填入範例當中。

接下來待開發功能清單

• 會議提案撰寫器
• 政府補助案申請書、結案報告自動生成撰寫
  • 透過 AI 分析公益組織申請政府案件的 best practice，協助公益組織撰寫生成符合格式和政府需求的補助案計劃書和結案報告！
  • 甚至是將該主管機關的政策白皮書或施政目標等相關文件匯入 AI，讓補助案申請書絕對打中主管機關承辦人和長官的心

P1（已經排入開發日程）

行政業務小幫手

• 自動生成會議前待辦事項 Checklists
• 確認出席回覆（RSVP）
• 自動化議事規則，主席不懂議事規則也沒關係

理監事會議及會員大會辦理提醒

• 系統將自動追蹤並提醒組織關於理監事會議和會員大會的召開情況，並確保理監事的人數和會議頻次符合組織章程和相關法規的要求。
• 需要跟日曆軟體整合，進行排程和通知。

會議紀錄自動化

• 透過語音識別技術將會議錄音轉換為文字，自動生成符合規範的會議紀錄文件，減少人工記錄的負擔。

財會小幫手：協助撰寫並分析財務預決算報表

• 預決算規劃工具：提供數位化的預決算草案工具，輔助組織根據會計和財務規範進行自動計算，簡化財務規劃流程。
• 包括檢查財務報告的準確性、活動計劃和募款金流的合法性等。

法規、政策更新、政府補助案上架的通知系統

• 定期更新與非營利組織相關的法律法規變更或函釋內容。
• 定期爬下與非營利組織有關的相關政府補助案變成列表，並發送給符合相關業務的組織，讓公益組織不用苦苦守著政府電子佈告欄，或苦苦等著機關承辦人主動發補助案申請資訊的公文副本。
• 透過這個系統，非營利組織可以獲得最新的法規資訊，即時調整文件內容或組織章程以符合法規要求，從而有效減少因法規不了解而引起的溝通成本；也能簡單的知道政府機關有哪些自己適合申請的補助案件。
• 與人民團體和社會福利相關法規 API 整合，並發送 Email 定期向使用者發布相關法規或函釋更新的訊息。
• 可以讓使用者自訂過濾器，決定哪些法規修訂或新補助案通知與否。

內政部人民團體數位櫃檯，但該功能僅提供非營利組職上傳行政機關要求之資料檔案，並未協助非營利組織在現有的規定上做到行政作業減壓。閉源，無法直接使用。

作為公益組織，不僅得進行倡議工作、議題研究、運作會務，更要尋求組織生存。卻有數不清的瑣事等著組織者去處理，但處理瑣事不應該是公益組織資源集中投入的地方。

所以 nonprofit-helper 會務 E 化小幫手來把瑣事、會務、檢閱法規的時間，透過生成式 AI 協助處理。正是因為組織很窮，組織缺人，更需要數位工具來協助公益團體把會務做得漂亮，降低法遵成本，甚至可以輕鬆掌握政府接案的眉眉角角。

https://drive.google.com/drive/folders/195jTX7meHFwmkmB649g4FgzG3pUoOMNt

technology we had so far

• documents：HackMD
• communications：Slack
• sources code storage：GitHub
• Frontend framework: Next.js, Tailwind
• Hosting: Vercel
• Generative AI technology: OpenAI API
• Speech Recognition: Whisper speech to text api
• Calendar Integration: Zapier

we might use in future development

• API Integration: Python (requests, Flask/Django for backend)
• Database for storing updates: MongoDB or PostgreSQL
• Notification Engine: Firebase Cloud Messaging or Twilio for Email notifications

• 所有本專案開發之軟體套件：AGPL v3
  • AI 聊天機器人經 instruction、prompt 及 retrieval knowledge 檔案調整後，應可直接作為其他用途使用
  • e.g. joinplus or g0v-aibot（專案分類帽）
• 所有本專案開發相關文件及圖檔：CC-BY-SA 4.0
• Readme, the project has already opensourced
  • fallback link 如果上述連結失效可點此

• 政府補助案申請書、結案報告自動生成撰寫需要邀請公益社團法人將過往的企劃書、結案報告上傳或開源，團隊需要向其溝通開源的價值和本系統能夠創造的影響
• 大部分協會的理監事會或會員大會實際上都會有其他活動（聯歡活動等），導致很難只用一段音檔就自動生成會議記錄，遑論 AI 機器人協助作為議事員輔助會議議事進行
• 開票通常是紙本、數位很難介入，但計算人數門檻是否符合章程或規定的功能還是會有
• 想做的功能太多，從法規更新通知到自動文件生成，需要多樣技術能力和長期維護。
  • Feb 25 Updated: 目前的開發進度比預想中的快，沒想到聊天問答介面已經建好了
• 主要使用者群體以缺乏技術能力的非營利組織工作人員構成。需要建立一個直觀、容易操作的使用者介面。或許可以透過 UX 研究，讓系統的設計盡可能符合使用者的操作習慣和需求。
• 生成式 AI 相關的 API 若需要精確功能，用久了還是挺花錢的

• 需要與更多非營利組織專業工作者進行訪談和開發階段的測試，以了解其需求優先程度和操作習慣是否有被考量到開發過程中
  • Feb 25 Updated: 感謝零時小學校邀請多位零時先輩協助本團隊進行訪談

• 目前期待是在 2024 三月前可以盡力完成初步的界面設計和用戶體驗設計、開始測試生成式 AI 聊天機器人的基礎功能。
• 專案孵化競賽後則可以開始小規模的尋找一些願意定期協助參與測試的公益社團法人，請職員協助測試，根據測試回饋結果進行系統調整和改善。
• 聊天機器人的提示詞（prompt）若穩定後，預計會將服務範圍拓展到其他相關的職業團體或合作社。

Acknowledgements

• 「政府補助案上架通知」、「政府補助案申請書、結案報告自動生成撰寫」及「財會小幫手（部分功能）」為台灣社區協力農業協會 陳建泰理事長 所貢獻的功能建議
• 「簡單介紹您的提案」欄位為台灣社區協力農業協會 陳建泰理事長 所貢獻的修改建議
• other acknowledgements please refer to our GitHub page